«Gemeinde-Bots» als digitale Verwaltungsmitarbeitende

Ämter, Behörden und Verwaltungen sind komplex strukturiert. Deren Prozesse sind oft bereichs- und systemübergreifend und für Einwohnerinnen und Einwohner schwer verständlich. Gleichzeitig ist der Dialog zwischen Verwaltung und Bevölkerung von standardisierten, wiederkehrenden Verfahren und Fragen geprägt. Der «Gemeinde-Bot» von Abraxas soll diese in Zukunft als digitaler Verwaltungsassistent automatisiert beantworten und Einwohner*innen helfen, ihre Anliegen abzuwickeln.

Der grosse Wert eines digitalen Verwaltungsassistenten beziehungsweise eines Bots liegt darin, das Wissen über Zuständigkeiten, Ablauf und Dokumente zur Verfügung zu haben und auf Abruf auf einen beliebigen Einzelfall anwenden zu können. So kann der Chatbot als konversationsbasierte digitale Schnittstelle die Rolle eines digitalen Experten zwischen Verwaltung und Bevölkerung einnehmen. Die Umsetzung ist wesentlich schneller und einfacher, als wenn eine traditionelle grafische Benutzeroberfläche programmiert werden müsste.

Bots können nicht nur einzelnen Komponenten dieser Leistungskette bewältigen, sondern die gesamte Dienstleistung integrieren: Im Dialog mit den User*innen werden die notwendigen Informationen erfasst, damit wird eine Transaktion in der Fachlösung getätigt, die Zahlung digital abgewickelt, bevor schliesslich ein Dokument direkt digital den Benutzenden verfügbar gemacht wird. Somit werden ganze Behördenleistungen digital verfügbar, genau so wie es am Schalter in der Gemeinde gemacht wird. Dies führt zu einem Rund-um-die-Uhr Service für Bürgerinnen und Bürger, und entlastet die Verwaltungsmitarbeitenden.

In den letzten Monaten wurde die Anbindung weiterer Fachlösungen mit entsprechenden Use Cases im Gemeinde-Bot realisiert. So sind nun die Fachlösungen Themis (Betreibungsregisterauszug), Loganto Einwohner (Handlungsfähigkeitszeugnis, Wohnsitzbestätigung, Heimatausweis), Steuerlösung Abraxas (eKonto, eFristverlängerung, eFaktoren), Cari (Strassenverkehrslösung von Abraxas) und die Bestattungslösung von Upgreat eingebunden. Der Bot kann Zahlungen abwickeln und er kann Logins von Benutzenden durchführen, für Use Cases, wo eine Identifikation notwendig ist. Zudem wurde die Abbildungsmöglichkeit von Formularen wesentlich erweitert, um entsprechende Use Cases sehr benutzerfreundlich umsetzen zu können. Auch die Einbindung von weiteren Datenquellen, insbesondere Open Data, ist verfügbar. Der Bot wird damit weiter zur Realisierung unserer Vision eines digitalen Verwaltungsmitarbeitenden ausgebaut.

Für den Einsatz des «Gemeinde-Bot» gibt es Vorzugskonditionen für die Mitgliedsgemeinden des Metropolitanraums Zürich.

Autor: Peter Gassmann, Abraxas